english

Veelgestelde vragen online ledencongres

Heb je een vraag over het online ledencongres dat wij op 12 december 2020 organiseren? Bekijk dan eerst de veelgestelde vragen en antwoorden. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met de Servicelijn.

1. Wanneer is het online ledencongres (ALV)?
2. Waarom een online ledencongres (ALV)?
3. Is een online ledencongres (ALV)? rechtsgeldig?
4. Is dit eenmalig of het nieuwe normaal?
5. Waarom zou ik mee doen/is het belangrijk mee te doen?
6. Wie heeft het besluit genomen om een online ledencongres (ALV) uit te roepen?
7. Hoe worden de leden op de hoogte gesteld van de nieuwe datum van het Ledencongres (ALV)?
8. Hoe kan ik me aanmelden voor de digitale ALV?
9. Hoe kan ik me aanmelden voor het fysieke ledencongres (ALV) op 12 december?
10. Wie bepaalt wie er op locatie in Utrecht op 12 december aanwezig mag zijn?
11. Wanneer kan ik stemmen voor moties/agendapunten?
12. Kan ik ook op papier stemmen?
13. Hoe kan ik inloggen voor de digitale ALV?
14. Welk online programma wordt gebruikt voor de ALV?
15. Welk online programma wordt gebruikt voor het stemproces?
16. Hoe kan ik vragen stellen aan een motie-indiener of het bestuur over moties/agendapunten?
17. Hoe kan ik een actuele motie indienen?
18. Wanneer krijg ik de stukken toegestuurd?
19. Mogen ook niet-leden deelnemen?
20. Waar vind ik de stukken en eventuele toelichtingen?
21. Ik heb de link of code ontvangen om te stemmen maar het lukt mij niet, wat nu?
22. Wanneer vindt de discussie plaats over de agendapunten?

1. Wanneer is het online ledencongres (ALV)?

Een regulier ledencongres (ALV) heeft een aantal verschillende onderdelen: Er worden beslissingen genomen die belangrijk zijn voor de vereniging, leden kunnen met elkaar en het bestuur in gesprek en in discussie over verschillende onderwerpen, en er vinden verkiezingen plaats voor o.a. bestuur, presidium en geschillencommissie.
Om alle onderdelen alsnog mee te nemen in de digitale opzet, hebben wij ervoor gekozen om het uit elkaar te trekken.

Praktisch betekent dat het volgende:
Vanaf 28 november is het mogelijk om te stemmen via een beveiligde stempagina. Stemmen kan t/m 11 december. Op 12 december van 10.00-15.00 uur organiseren wij een hybride congres, waar we de uitslagen bekend maken. Hybride betekent dat het online voor alle leden te volgen is. Voor een kleine groep van maximaal 50 mensen is het mogelijk om op locatie aanwezig te zijn.

Om leden alsnog de gelegenheid te geven om over verschillende agendapunten in gesprek te gaan, organiseren wij in de 2 weken tussen 28 november en 11 december een aantal online sessies met o.a. motie-indieners en het bestuur. In feite doen wij dus wat normaal op een dag tijdens een ALV gebeurt nu over een periode van 2 weken. Met als afsluiting het online ledencongres op 12 december.

2. Waarom een online ledencongres (ALV)?

Een groot fysiek evenement zit er nu niet in vanwege de Covid-19 maatregelen vanuit het kabinet. Om alsnog te voldoen aan de verplichte statutaire 2 ALV’s per jaar heeft het bestuur van Milieudefensie besloten om het ledencongres (ALV) van december grotendeels online te organiseren, net zoals in augustus. Wel met het doel om het evenement ook fysiek toegankelijk te maken voor een kleine groep (met inachtneming van de Covid-19 maatregelen).

De Covid-19 noodwet maakt het nu mogelijk dat verenigingen hun jaarvergadering volledig digitaal houden. Verenigingen waren tot nu toe wettelijk verplicht ook een fysieke bijeenkomst aan te bieden. Door de noodgreep mogen zij daarvan afzien.

3. Is een online ledencongres (ALV) rechtsgeldig?

In de spoedwet Tijdelijke wet Covid-19 wordt gesteld dat het onder bepaalde voorwaarden juridisch mogelijk is om als vereniging een online ALV te organiseren, en leden digitaal te laten stemmen. Door de aangenomen noodwet Covid-19 is het voor verenigingen nu op verschillende terreinen mogelijk om tijdelijk elektronische middelen te gebruiken, waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven.  Hierdoor wordt het nu wel mogelijk om een online ALV te organiseren.

4. Is dit eenmalig of het nieuwe normaal?

Voor nu gaan wij ervan uit dat het organiseren van een online ledencongres (ALV) tijdelijk is en dat wij in de toekomst weer gewoon fysieke bijeenkomsten organiseren. Echter weten wij niet hoe de situatie wat betreft Covid-19 zich ontwikkelt. Milieudefensie volgt hierin het advies van het RIVM.

5. Waarom zou ik mee doen/is het belangrijk mee te doen?

Tijdens het ledencongres (ALV) worden beslissingen genomen over de koers van Milieudefensie. Als lid heb je de mogelijkheid hieraan bij te dragen door je stem uit te brengen. Verder kom je als lid meer te weten over de activiteiten en campagnes van Milieudefensie. Ook bieden wij sessies aan waar je in gesprek gaat met het bestuur en andere leden.

6. Wie heeft het besluit genomen om een online ledencongres (ALV) uit te roepen?

Het bestuur. Volgens de noodwet bepaalt het bestuur over het wel of niet organiseren van een online ALV. Hiermee kan Milieudefensie voldoen aan de wettelijk plicht tot het houden van 2 ALV’s per jaar.

7. Hoe worden de leden op de hoogte gesteld van de nieuwe datum van het Ledencongres (ALV)?

Wij communiceren de nieuwe datum en opzet via verschillende kanalen richting de leden. Zo weten wij zeker dat iedereen op de hoogte is:

  • Oproep in de krant
  • Via de website van Milieudefensie
  • Via de nieuwsbrief 
  • Via het MD magazine Down to Earth
  • Verder sturen wij alle leden via e-mail 2 weken voor de ALV de nodige informatie over de ALV en een unieke code om te stemmen. Leden waarvan wij geen mailadres hebben, krijgen deze informatie per post.

8. Hoe kan ik me aanmelden voor de digitale ALV?

Via de aanmeldpagina op de website van Milieudefensie. 

9. Hoe kan ik me aanmelden voor het fysieke ledencongres (ALV) op 12 december?

Via de aanmeldpagina op de website van Milieudefensie. Geef dan aan dat je mee wil doen met de loting voor het ledencongres (ALV) op locatie in Utrecht. Een week van tevoren gaan wij de mensen die ingeloot zijn per mail informeren.

10. Wie bepaalt wie er op locatie in Utrecht op 12 december aanwezig mag zijn?

Helaas is er maar plek voor maximaal 50 mensen. Daarom gaan we loten. De mensen die hebben aangegeven interesse te hebben doen mee. Effectmeting, die ook het online stemproces voor Milieudefensie begeleidt, voert ook de loting uit.

11. Wanneer kan ik stemmen voor moties/agendapunten?

Vanaf 28 november t/m 11 december is het mogelijk om te stemmen. De uitslagen worden op de vergadering van 12 december bekend gemaakt. Let op, het is dus niet mogelijk op de dag van de vergadering zelf (12 december) te stemmen!
 

12. Kan ik ook op papier stemmen?

Dit geldt in principe alleen voor de leden waarvan we geen e-mailadres hebben. Deze leden krijgen de stembrief per post. Op de brief staat een code om online te stemmen, maar het is ook mogelijk om de stembrief in te vullen en op te sturen naar Effectmeting.nl die voor ons de digitale verkiezingen realiseert. Degene met een e-mailadres krijgen een unieke link waarmee ze online kunnen stemmen. Mocht dit niet lukken, dan kan er contact worden opgenomen met Effectmeting via: contact@effectmeting.nl

13. Hoe kan ik inloggen voor het online ledencongres (ALV)?

Ieder lid dat zich heeft aangemeld voor de ALV, krijgt via e-mail de link voor de vergadering op 12 december. Registratie is noodzakelijk omdat op basis van het aantal deelnemers de capaciteit van het platform wordt opgeschaald waarmee een probleemloze uitzending kan plaatsvinden.

14. Welk online programma wordt gebruikt voor de ALV?

Voor het online ledencongres (ALV) wordt er gebruik gemaakt van de betaalde versie van Zoom Webinars. Zoom kwam eerder dit jaar negatief in het nieuws vanwege privacy/ beveiligingsissues maar die problemen zijn inmiddels aangepakt. Het voordeel van Zoom Webinar is dat het heel gebruikersvriendelijk is en veel mensen sinds Covid-19 gewend zijn geraakt aan het gebruik ervan. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om tijdens de vergadering meerdere co-sprekers toe te voegen en kan er ook via bijvoorbeeld YouTube live gestreamd worden. Mochten er onverhoopt toch nog beveiligings-issues worden vastgesteld dan kunnen we overstappen op Webinar Geek. Klik hier voor de privacypagina van Zoom.

15. Welk online programma wordt gebruikt voor het stemproces?

Het  digitaal stemmen  wordt uitgevoerd door bureau Effectmeting.nl. Zij maken hiervoor gebruik van software van Sogosurvey.com die aan de hoogste veiligheidseisen voldoet. Voor het stemmen ontvangen de leden waarvan een e-mailadres bekend is een uitnodiging per e-mail waarin een unieke link vermeld staat waarmee 1x via een beveiligde pagina gestemd kan worden. Degene waarvan alleen een postadres bekend is, ontvangen de uitnodiging per brief. Hierin staat de vermelding van de stempagina waar met de unieke code, die in de brief staat, gestemd kan worden.

Voor degene die per post de informatie hebben ontvangen en niet via internet willen stemmen, is er de mogelijkheid dat men de stemkeuzes ook per post naar Effectmeting kan insturen. Effectmeting volgt de richtlijnen van de AVG en garandeert de anonimiteit van de stemmer. Er is voor uitwisseling van persoonsgegevens een verwerkersovereenkomst afgesloten.

16. Hoe kan ik vragen stellen aan een motie-indiener of het bestuur over moties/agendapunten?

In de 2 weken voor de ALV hebben motie-indieners de mogelijkheid om hun motie toe te lichten. Dat geldt ook voor andere agendapunten. Hiervoor worden live online discussie georganiseerd (via Zoom). Verder kan je via het online veranderaarsplatform van Milieudefensie vragen stellen en discussiëren. De link naar het platform staat ook in de informatie die aan alle leden gestuurd wordt.
De agenda voor alle online discussies is onderdeel van het Ledencongresprogramma, en wordt naar alle leden gestuurd.

17. Hoe kan ik een actuele motie indienen?

Om technische redenen kan vanaf de dag dat de stemming open gaat (op 28 november) geen onderwerp meer toegevoegd worden aan het stemproces. Echter moet een actuele motie aan bepaalde criteria voldoen: het onderwerp moet spoedeisend zijn, zodat het niet kan wachten op behandeling tot de volgende ALV. Bovendien moet het onderwerp 2 maanden voor de ALV nog niet bekend zijn geweest.

18. Wanneer krijg ik de stukken toegestuurd?

De ALV stukken staan vanaf 28 november online op het Veranderaarsplatform van Milieudefensie. Door een account aan te maken kun je reacties plaatsen en online meepraten over de verschillende agendapunten, en aangeven aan welke live online discussie-sessies je graag deelneemt.

19. Mogen ook niet-leden deelnemen?

De digitale ALV is net zoals iedere ALV openbaar, en dus toegankelijk ook voor geïnteresseerden. Niet-leden kunnen niet stemmen.

20. Waar vind ik de stukken en eventuele toelichtingen?

Vanaf 28 november op het Veranderaarsplatform van Milieudefensie.

21. Ik heb de link of code ontvangen om te stemmen maar het lukt mij niet, wat nu?

Stuur een e-mail naar Effectmeting: contact@effectmeting.nl en vermeldt hierin je telefoonnummer en e-mailadres. Effectmeting neemt zo snel mogelijk contact met je op om je te helpen.

22. Wanneer vindt de discussie plaats over de agendapunten?

Om leden alsnog de gelegenheid te geven om over verschillende agendapunten in gesprek te gaan, organiseren wij in de twee weken tussen 28 november en 11 december een aantal online sessies met o.a. motie-indieners en het bestuur. De agenda met alle sessies wordt uiterlijk op 28 november gedeeld.

Help ons de rechtszaak van de eeuw te winnen

Ondanks de klimaatcrisis blijft Shell doorgaan met vervuilen. Dat moet stoppen. Daarom klagen we Shell aan. In december begint onze rechtszaak. Wij nemen het op tegen een van de machtigste bedrijven ter wereld, daarom hebben we jouw hulp nodig. Help ons met wat je kan missen. Doe je mee?

Loading...