Heb je een vraag over het online ledencongres dat wij op 29 augustus 2020 organiseren? Bekijk dan eerst de veelgestelde vragen en antwoorden. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met de Servicelijn.
1. Wanneer is het online ledencongres (ALV)?
2. Waarom een online ledencongres (ALV)?
3. Is een online ledencongres (ALV)? rechtsgeldig?
4. Is dit eenmalig of het nieuwe normaal?
5. Waarom zou ik mee doen/is het belangrijk mee te doen?
6. Wie heeft het besluit genomen om een online ledencongres (ALV) uit te roepen?
7. Hoe worden de leden op de hoogte gesteld van de nieuwe datum van het Ledencongres (ALV)?
8. Hoe kan ik me aanmelden voor de digitale ALV?
9. Wanneer kan ik stemmen voor moties/agendapunten?
10. Kan ik ook op papier stemmen?
11. Hoe kan ik inloggen voor de digitale ALV?
12. Welk online programma wordt gebruikt voor de ALV?
13. Welk online programma wordt gebruikt voor het stemproces?
14. Hoe kan ik vragen stellen aan een motie-indiener of het bestuur over moties/agendapunten?
15. Hoe kan ik een actuele motie indienen?
16. Wanneer krijg ik de stukken toegestuurd?
17. Mogen ook niet-leden deelnemen?
18. Waar vind ik de stukken en eventuele toelichtingen?
19. Ik heb de link of code ontvangen om te stemmen maar het lukt mij niet, wat nu?
20. Wanneer vindt de discussie plaats over de agendapunten?
Een regulier ledencongres (ALV) heeft een aantal verschillende onderdelen: Er worden beslissingen genomen die belangrijk zijn voor de vereniging, leden kunnen met elkaar en het bestuur in gesprek en in discussie over verschillende onderwerpen, en er vinden verkiezingen plaats voor o.a. bestuur, presidium en geschillencommissie.
Om alle onderdelen alsnog mee te nemen in de digitale opzet, hebben wij ervoor gekozen om het uit elkaar te trekken.
Praktisch betekent dat het volgende:
Vanaf 14 augustus is het mogelijk om de stemmen via een beveiligde stempagina. Stemmen kan t/m 28 augustus. Op 29 augustus van 10.00-11.30 uur organiseren wij een online vergadering, waar de uitslagen bekend gemaakt worden. Om leden alsnog de gelegenheid te geven om over verschillende agendapunten in gesprek te gaan, organiseren wij in de twee weken tussen 14 en 29 augustus een aantal online sessies met o.a. motie-indieners en het bestuur. In feite doen wij dus wat normaal op een dag tijdens een ALV gebeurt nu over een periode van twee weken. Met als afsluiting de online vergadering op 29 augustus. Na afloop van het ALV gedeelte van 10.00-11.30 uur, bieden wij een aantal parallelle sessies aan met workshops en lezingen.
De reguliere ALV van 6 juni kon niet doorgaan wegens Covid-19-maatregelen vanuit het kabinet. Om alsnog te voldoen aan de verplichte statutaire 2 ALV’s per jaar, heeft het bestuur van Milieudefensie besloten om de ALV van juni te verplaatsen naar augustus. De ALV in augustus wordt een online ALV omdat het door steeds veranderende maatregelen te onzeker lijkt om een fysieke ALV in augustus of september te plannen. Verder uitstellen was ook geen optie, omdat de ALV’s anders te dicht op elkaar plaats vinden (met de volgende ALV in december 2020).
De Covid-19 noodwet maakt het nu mogelijk dat verenigingen hun jaarvergadering volledig digitaal houden. Verenigingen waren tot nu toe wettelijk verplicht ook een fysieke bijeenkomst aan te bieden. Door de noodgreep mogen zij daarvan afzien.
In het voorstel spoedwet Tijdelijke wet Covid-19 wordt gesteld dat het onder bepaalde voorwaarden juridisch mogelijk is om als vereniging een online ALV te organiseren, en leden digitaal te laten stemmen. Door de aangenomen noodwet Covid-19 is het voor verenigingen nu op verschillende terreinen mogelijk om tijdelijk elektronische middelen te gebruiken, waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven. Hierdoor wordt het nu wel mogelijk om een digitale ALV te organiseren.
Voor nu gaan wij ervan uit dat het organiseren van een digitale ALV een eenmalig event is. En dat wij in de toekomst weer gewoon fysieke ALV’s kunnen organiseren. Echter weten wij niet hoe de situatie wat betreft Covid-19 zich ontwikkelt. Milieudefensie volgt hierin het advies van het RIVM.
Tijdens het ledencongres (ALV) worden beslissingen genomen over de koers van Milieudefensie. Als lid heb je de mogelijkheid hieraan bij te dragen door je stem uit te brengen. Verder kom je als lid meer te weten over de activiteiten en campagnes van Milieudefensie. Ook bieden wij sessies aan waar je in gesprek kan gaan met het bestuur en andere leden. Op 29 augustus is er ook een interactief programma: met workshops over klimaatrechtvaardigheid, een lezing door Antoin Deul (expert duurzaamheid, diversiteit en inclusie) en een sessie van Jonge klimaatbeweging. Verder zijn medewerkers vanuit de verschillende campagnes aanwezig.
Het bestuur. Volgens de noodwet bepaalt het bestuur over het wel of niet organiseren van een digitale ALV. Hiermee kan Milieudefensie voldoen aan de wettelijk plicht tot het houden van 2 ALV’s per jaar.
Wij communiceren de nieuwe datum en opzet via verschillende kanalen richting de leden. Zo weten wij zeker dat iedereen op de hoogte is:
Via de aanmeldpagina op de website van Milieudefensie.
Vanaf 14 augustus t/m 28 augustus is het mogelijk om te stemmen. De uitslagen worden op de vergadering van 29 augustus bekend gemaakt.
Dit geldt in principe alleen voor de leden waarvan we geen e-mailadres hebben. Deze leden krijgen de stembrief per post. Op de brief staat een code om online te stemmen, maar het is ook mogelijk om de stembrief in te vullen en op te sturen naar Effectmeting.nl die voor ons de digitale verkiezingen realiseert. Degene met een e-mailadres krijgen een unieke link waarmee ze online kunnen stemmen. Mocht dit niet lukken, dan kan er contact worden opgenomen met Effectmeting via: contact@effectmeting.nl
Ieder lid dat zich heeft aangemeld voor de ALV, krijgt via e-mail de link voor de vergadering op 29 augustus. Registratie is noodzakelijk omdat op basis van het aantal deelnemers de capaciteit van het platform wordt opgeschaald waarmee een probleemloze uitzending kan plaatsvinden.
Voor de digitale ALV wordt er gebruik gemaakt van de betaalde versie van Zoom Webinars. Zoom kwam eerder dit jaar negatief in het nieuws vanwege privacy/ beveiligingsissues maar die problemen zijn inmiddels aangepakt. Het voordeel van Zoom Webinar is dat het heel gebruikersvriendelijk is en veel mensen sinds Covid-19 gewend zijn geraakt aan het gebruik ervan. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om tijdens de vergadering meerdere co-sprekers toe te voegen en kan er ook via bijvoorbeeld YouTube live gestreamd worden. Mochten er onverhoopt toch nog beveiligings-issues worden vastgesteld dan kunnen we overstappen op Webinar Geek. Klik hier voor de privacypagina van Zoom.
Het digitaal stemmen wordt uitgevoerd door bureau Effectmeting.nl. Zij maken hiervoor gebruik van software van Sogosurvey.com die aan de hoogste veiligheidseisen voldoet. Voor het stemmen ontvangen de leden waarvan een e-mailadres bekend is een uitnodiging per e-mail waarin een unieke link vermeld staat waarmee 1x via een beveiligde pagina gestemd kan worden. Degene waarvan alleen een postadres bekend is, ontvangen de uitnodiging per brief. Hierin staat de vermelding van de stempagina waar met de unieke code, die in de brief staat, gestemd kan worden. Voor degene die per post de informatie hebben ontvangen en niet via internet willen stemmen, is er de mogelijkheid dat men de stemkeuzes ook per post naar Effectmeting kan insturen. Effectmeting volgt de richtlijnen van de AVG en garandeert de anonimiteit van de stemmer. Er is voor uitwisseling van persoonsgegevens een verwerkersovereenkomst afgesloten.
In de 2 weken voor de ALV hebben motie-indieners de mogelijkheid om hun motie toe te lichten. Dat geldt ook voor andere agendapunten. Hiervoor worden live online discussie georganiseerd (via Zoom). Verder kan je via het nieuwe online veranderaarsplatform van MD vragen stellen en discussiëren. De link naar het platform staat ook in de informatie die aan alle leden gestuurd wordt. De agenda voor alle online discussies is onderdeel van het ledencongresprogramma, en wordt naar alle leden gestuurd.
Vanwege technische redenen kan vanaf de dag dat de stemming open gaat (op 14 augustus) geen onderwerp meer toegevoegd worden aan het stemproces. De deadline voor actuele moties is daarom 13 augustus 12.00 uur. Echter moet een actuele motie aan bepaalde criteria voldoen: het onderwerp moet spoedeisend zijn, zodat het niet kan wachten op behandeling tot de volgende ALV. Bovendien moet het onderwerp 2 maanden voor de ALV nog niet bekend zijn gewest.
De stukken staan vanaf 14 augustus online op het online platform van Milieudefensie, het veranderaarsplatform. Informatie hierover wordt naar alle leden per mail of per post verstuurd. Leden die alsnog een papieren versie willen ontvangen moeten dat aangeven via het aanmeldingsformulier.
De digitale ALV is net zoals iedere ALV openbaar, en dus toegankelijk ook voor geïnteresseerden. Niet-leden kunnen niet stemmen.
Vanaf 14 augustus op het online platform van Milieudefensie, het veranderaarsplatform.
Stuur een e-mail naar Effectmeting: contact@effectmeting.nl en vermeldt hierin je telefoonnummer en e-mailadres. Effectmeting neemt zo snel mogelijk contact met je op om je te helpen.
Om leden alsnog de gelegenheid te geven om over verschillende agendapunten in gesprek te gaan, organiseren wij in de twee weken tussen 14 en 29 augustus een aantal online sessies met onder andere motie-indieners en het bestuur. De agenda met alle sessies wordt zo spoedig mogelijk, uiterlijk op 14 augustus bekendgemaakt.
Het gaat nu maar om 1 ding: het oplossen van de coronacrisis. Samen kunnen we deze crisis aan. Toch is het verstandig om ook alvast vooruit te kijken: naar de economische crisis en de klimaatcrisis. Want hoe willen we verder? Door nu naar de toekomst te kijken, komen we hier samen beter uit.
